Замедлить время или иметь в сутках 25-й час – такое желание многие наверняка загадают в новогоднюю ночь. Но чудеса мы делаем своими руками, поэтому лучше пожелать научиться планированию. Как все успевать и никуда не спешить? Как запланировать свой успех и получить удовольствие от процесса? Как дать возможность каждому подчиненному раскрыть свой потенциал и быть максимально продуктивным? Ответы на эти вопросы знает генеральный директор ГК «Каменный город» Наталия Агафонова.

 

– Наталия, чем отличается планирование деятельности организации от планирования деятельности конкретного человека?

 

– Организация всегда работает на свой бизнес-результат, а личное планирование подразумевает соблюдение баланса между профессиональной и личной жизнью: поддержание телесного, социального, ментального и эмоционального здоровья. Личное планирование включает и планирование взаимодействия со своим окружением. А также – и это одно из ключевых – планирование интимного времени.

 

Почему ключевое? Именно на умении организовать личное время строится эффективное проявление в других сферах. Интимное время тратится на восстановительные практики, возвращение к ресурсному состоянию. Например, для себя я так организовала эту сферу: два-три раза в неделю я устраиваю «час тишины». Почему это важно? Мы живем в потоке информационной перегрузки, причем не всегда положительной. Восстанавливаться необходимо, чтобы быть трудоспособным и профессионально двигаться по своему индивидуальному карьерному маршруту.

 

– Что происходит в этот час тишины?

 

– Правила такие: никакой искусственный шум, включая музыку, не должен отвлекать в этот момент. Никаких звонков и коммуникаций. Каждый человек может выбирать, что «работает» лучше для него: медитации, дыхательные практики. И планируя этот час, заранее договоритесь об этом с окружающими, чтобы потратить час на отдых, а не на беспокойство, что вы можете кому-то понадобиться именно в этот момент.

 

Кроме часа тишины, я устраиваю себе два раза в месяц на один день информационный детокс. Никаких соцсетей, интернета, мессенджеров, телевизора. Осуществляется это очень просто: я переставляю сим-карту в кнопочный телефон и отвечаю только на звонки тех людей, с которыми я должна быть всегда на связи. Один день не выбьет вас из профессиональной колеи, но вы хорошо восстановитесь! Попробуйте.

 

– Могут ли у нас «моменты тишины» быть в рамках одного рабочего дня?

 

– Они не просто могут быть, они должны быть обязательно! Давайте начнем с базовых правил планирования, и вам все станет ясно. Я работаю с клиентами очень много, и часто вижу картину, что в ежедневниках дела расписаны вообще без пауз. Это однозначно ловушка, потому что вы точно не выполните свой план и будете чувствовать себя разочарованным. Отсюда заниженная самооценка, неудовлетворенность результатом, низкая производительность.

 

Давайте возьмем за основу классический рабочий день продолжительностью 8 часов. В таком случае у нас должно быть запланировано максимум 60% времени. Помните, что продуктивно мы работаем только 4 часа (если не делаем перерывы). Что обязательно нужно запланировать? Рабочие перерывы. Вплоть до навыка короткого сна на 5–7 минут. Если у вас не открытый офис, вполне можно практиковать. Либо перерывы могут выглядеть как трехминутная разминка.

 

– Как часто нужно делать такие паузы?

 

– После закрытия каждой задачи – по 5 минут, или, если задача большая – по 15 минут каждый час. Помните, как в школе? Урок 45 минут, перемена 15 минут. За этими цифрами стоят огромные исследования по нейропсихологии. Причем важно в перерыв не думать, какая задача будет дальше. Мы не обдумываем работу в перерыв. У нас ведь есть график и план, зачем еще постоянно работать в своей голове? По этой причине я негативно отношусь к технике «помидора», когда перерыв делается на 5 минут каждые 25 минут.

 

Подвох в том, что перерыв не приурочивается к окончанию задачи. В результате мозг, возвращаясь к работе, тратит еще некоторое количество сил на то, чтобы включиться в процесс – возрастает когнитивная нагрузка. Психологически проще все же делать перерывы после окончания задач (или разбивая задачи на блоки, если они очень длинные). В среднем на одну задачу уходит 1–2 часа, то есть как раз этот параметр укладывается в допустимый блок непрерывной работы. Почему такой разбег? Нужно научиться понимать себя. Кто-то может 30 минут продуктивно работать, кто-то 120.

 

– Как различается планирование на день, неделю и месяц?

 

– Мы выделяем три ключевые задачи на день. Одну главную задачу на неделю. И максимум 5–7 важных задач на месяц. Еще я дополнительно планирую квартал, но это кому как нравится. Иначе наш мозг просто не справляется. Нет смысла планировать больше. Многозадачность – это модный миф.

 

– Можно ли планировать график в зависимости от своего биоритма и темперамента?

 

– Нет стандартных схем. Очень важно не встраиваться в матрицу, а научиться находить свои циклы продуктивности. Но у этого есть своя обратная сторона. Часто люди, зная, что работают эффективней вечером, попросту отсиживают рабочий день с мыслью «все уйдут, и я поработаю». Так тоже никуда не годится, потому что в течение «расслабленного» рабочего дня так или иначе накапливается физическая и эмоциональная усталость. Поэтому очень важно знать, как распределить рутины, ключевые задачи и коммуникации в течение дня.

 

– Как оптимизировать этот процесс в рамках одного коллектива, где биоритмы и циклы производительности у каждого члена команды разные?

 

– Все очень просто. Принципы следующие:

 

— Управление по результатам, когда мы закладываем на выполнение определенной задачи реальное количество времени.

 

— Управление по срокам. Если задача очень сложная и нестандартная, когда сложно высчитать время на ее выполнение, нужно поставить себе три точки, в которых сверяемся по срокам и количеству сделанной работы. Эти точки позволяют нам скорректировать скорость выполнения задачи и снизят вероятность наступления аврала.

 

— И управление по качеству. Я всегда говорю клиентам-управленцам: не ускоряйтесь на сложных задачах. А микроменеджмент – все эти оперативки каждый день – это от избытка времени у руководителя. Потому что кому-то надо думать-думать-думать и быстро делать, кто-то думает в процессе деятельности, и так далее.

 

– Как организовать рабочий день на удаленке?

 

– Люди должны понимать, что, даже работая удаленно, необходимо соблюдать график работы.

 

Человек должен отработать положенное количество часов. Он может прерваться на прогулку с детьми и прочее (мы учитываем, что дети тоже многие на удаленке), но выполнить свою работу позже. Конечно, это зависит от того, что он переносит. Рабочие звонки, например, перенести нельзя, а вот работу с документами – вполне.

 

Имеет значение и внешний вид. Я не требую от подчиненных быть дома в костюме. Но опрятный внешний вид и готовность к рабочему процессу, в том числе и онлайн – обязательно.

 

Еще один прием. Многим подходит работать в конференциях ZOOM. Можно отключить звук, делать свою работу, но при необходимости выходить на связь с коллегами. Этот прием помогает тем, кто привык работать с коллективом.

 

Важный момент – запрет на тиражирование чатов. Это помогает сосредоточиться и выстраивать коммуникацию.

 

Но после окончания рабочего дня я рекомендую выключить ноутбук, прибраться на рабочем столе и отключить рабочий чат. Каждый человек должен использовать свое свободное время для отдыха, а не для бесконечных доделок по работе.

 

Работая удаленно, сложно разграничивать рабочее и личное, мы учим этому – это важный навык для поддержания психического здоровья и сохранения мотивации.

 

Нам нужно привыкнуть к удаленному формату работы. Тем более что это огромная экономия, о чем я всегда напоминаю своим клиентам. У меня даже есть пример, когда в компании в штате работали 600 человек. После ухода на удаленку и переформатирования бизнеса оказалось, что компания остается на прежней эффективности со 150 работниками!

 

– Что вы думаете о SMART-планировании?

 

– Я в него не верю. Считаю, во главе планирования – большая мечта, которой мы хотим достичь. И каждая наша маленькая цель должна быть созвучна с глобальной целью. Что мы на самом деле хотим совершить? Этот вопрос должен нас занимать.

 

– Как эффективнее планировать?

 

– Я ставлю планы на год, квартал, месяц, неделю и день. Мы всегда планируем загодя. То есть, условно, планирование недели происходит в пятницу на предстоящую неделю, а не в понедельник утром. Так работает наша психика: если мы не спланируем, то будем постоянно тревожиться и не сможем в выходные полноценно отдохнуть – это первое, а второе – планируя, мы запускаем процессы настройки на события, таким образом снижая потенциальную тревожность.

 

– Как справиться с ощущением провала, если все же выбился из графика?

 

– Просто продолжать работать в своем ритме и по своему плану. Действуйте по принципу: можешь повлиять – влияй, а если нет, тогда просто делай свое дело.

 

– Как планировать в условиях нестабильности?

 

– Крупными мазками. Планировать нужно, но так, чтобы успеть перестраиваться. Долгосрочное планирование сейчас неактуально. Максимум – мы видим перед собой три года, и то с оговорками. Но тут важный момент. Мы всегда должны знать, какая мечта последует за той, что мы сейчас реализовываем. И не расстраивайтесь, если по итогам 2020 года ваши результаты будут не те, что вы запланировали в декабре 2019-го. Через это пройдут многие. Просто продолжайте работать, мечтать и ставить реальные цели.

 

NB СПРАВКА

 

• Консультант по проблемам формирования оптимальных стратегий, направленных на снижение издержек и повышение прибыли.
• Консультант по разработке и внедрению новых, эффективных моделей труда, по выстраиванию управленческих коммуникаций, по закреплению зон функциональной ответственности.
• Специалист по управлению изменениями в условиях перехода на новые модели труда (open space, работа на удаленном доступе).
• Автор более десяти программ тренингов по разработке оптимальных управленческих стратегий, направленных на сбережение ресурсов (людских, временных, управленческих), снижение издержек на адаптацию новых сотрудников в компании, управление эмоциями в кризисных ситуациях, развитие механизмов эмоциональной защиты и эмоционального интеллекта, предотвращение профессионального выгорания.

@nnagafonova