26. 4. 2017 |
10:57|
Деловая переписка в эру цифровых технологий

 

 

Цифровые технологии врываются во все уголки современной жизни. Условия договоренностей все реже переносятся на бумагу. Привычными материальными носителями деловой информации стали жесткий диск, флеш-карта, сервер и «прочие чипы». Прогресс вносит свои коррективы. Соответственно возникает необходимость обеспечить сохранность и неизменность информации, получаемой посредством электронных сообщений, а также возможность их использования в качестве средства доказательства при оспаривании условий сделки.

 

 

«Любая система, зависящая от надежности компьютера, ненадежна».
Восьмой закон компьютерного программирования

 

Дмитрий Загайнов,
адвокат «Свердловской областной гильдии адвокатов»,
медиатор, партнер Группы правовых компаний «ИНТЕЛЛЕКТ-С»

Порядок применения электронной подписи
Часть 2 статьи 160 Гражданского кодекса допускает возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Случаи и порядок применения аналогов подписи, в том числе электронной, законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Порядок применения электронной подписи регулируется следующими федеральными законодательными актами:

 
– Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
− Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
− Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (утратил силу с 1 июля 2013 г., но подписанные по этому закону документы признаются).

 
Указанные нормативные акты определяют условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Электронное сообщение – такой же документ

 
Как следует из п. 4 ст. 11 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

 
Очень важным в процессе обмена документами является понимание условий, при которых собственноручная подпись на бумажном носителе признается равнозначной электронной подписи. Во-первых, владелец электронной подписи должен обладать сертификатом ключа подписи, который выдается удостоверяющими центрами (данный вид деятельности лицензируемый, лицензия выдается Федеральной службой безопасности Российской Федерации). Информацию об аккредитованных удостоверяющих центрах можно получить на сайте Министерства связи и массовых коммуникаций РФ в разделе «Акредитация удостоверяющих центров» http://minsvyaz.ru. Удостоверяющие центры, являясь операторами, ведут реестр выданных сертификатов и обеспечивают доступ к содержащейся в таком реестре информации.

 
Во-вторых, на момент совершения подписи выданный сертификат должен быть действующим (например, сертификат не отозван, не аннулирован, не истек срок его действия).
В-третьих, при соответствующем запросе удостоверяющий центр (оператор) должен подтвердить подлинность подписи.

 
В-четвертых, электронная цифровая подпись (ЭЦП) используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи, т. е. в сертификате может содержаться информация, ограничивающая оборот ЭЦП (например, указан лимит суммы сделки).

 
Все указанные требования закона, предъявляемые к ЭЦП, направлены:

 
– на осуществление контроля целостности передаваемого подписанного сообщения;
– доказательное подтверждение авторства лица, подписавшего сообщение;
– защиту сообщения от возможной подделки.

 
Электронный документооборот: роль оператора
На сегодня электронный документооборот с применением электронной подписи становится распространенным явлением. Так, предпринимателям знакома система «интернет-банк», налоговая отчетность сдается по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи. В указанном документообороте принимают участие не только стороны сделки (например, поставщик и покупатель), но и появляется третье лицо, так называемый «оператор электронного документооборота». Функцию оператора при этом нередко выполняет банк.

 
Роль оператора в данных отношениях сводится к тому, чтобы подтвердить получение извещения от одной стороны и подтвердить перенаправление того же извещения другой стороне.

 
С данной процедурой можно более подробно ознакомиться на примере приказа Минфина России от 10 ноября 2015 г.

 
№ 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» и приказа ФНС РФ от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи».

 
Из опыта применения электронной подписи вытекают следующие условия, которые необходимо соблюдать, чтобы обмен документами был признан состоявшимся и обязательным для сторон:

 
1. каждый из участников сделки должен имеет соответствующий договор с оператором (множественность операторов лучше исключить);
2. каждый из участников сделки должен иметь действующий сертификат ключа ЭЦП;
3. стороны сделки должны явно, а не двусмысленно, выразить свое согласие с составлением документов в электронном виде;
4. у сторон должны быть совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих документов в соответствии с утвержденным форматом (как правило, соответствующие регламенты разрабатываются операторами, пользователям нужно только установить необходимое оборудование, скачать соответствующее программное обеспечение и присоединиться к регламенту, а далее следовать его указаниям по заполнению форм).

 
Алгоритм достаточно простой, и тот, кто использует его в своей практике, подтвердит справедливость данного утверждения.

 
Судебная практика показывает
Предлагаю пример из судебной практики.
Дело № А13-5486/2011, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2012 г.

 
Суть: Банк направил сообщение об открытии счета в электронном виде, но налоговый орган его не принял в связи с тем, что файл не расшифрован по причине ошибки «ключ не найден (или искажен)».

 
На этом основании банк привлечен к административной ответственности за несообщение в срок об открытии счета. Банк не согласился с данным решением налогового органа и обжаловал его в арбитражном суде.

 
Суд принял решение в пользу банка, обосновав его следующим образом:

 
Налоговым органом не доказано, что некорректная работа программного обеспечения налогового органа (проблемы при соотнесении поступивших электронных сообщений и ключей шифрования) связана с действиями банка при зашифровывании файла.

 
Иными словами, сбой в системе получения информации у налогового органа не был связан с шифрованием файла и действиями банка по отправке соответствующего электронного сообщения.

 
На практике нередко задают вопросы: а как быть, если электронное сообщение отправлено посредством обычной электронной почты? Можно ли в этом случае доказать отправку сообщения от одного лица другому?
Чтобы более корректно ответить на вопросы, предлагаю вашему вниманию некоторые примеры из судебной практики.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.12.2011 по делу № А32-17545/2011 указано, что из представленных ответчиком письменных документов невозможно установить, что именно эти документы в их электронной версии были прикреплены к электронным письмам, поступившим по электронной почте от организации-контрагента. Кроме того, адрес электронной почты истца был указан непосредственно в договоре поставки, тогда как адрес электронной почты организации-контрагента, которой заказчик перечислил денежные средства за поставленный товар, иной.

 
Действующим законодательством РФ допускается обмен информацией посредством электронной почты без заключения соглашения об обмене электронными документами и применении электронной подписи. Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствуют о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 № 18002/12).
Такой способ взаимодействия участников гражданского оборота, закрепленный в договоре, в настоящее время является вполне легитимным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (постановление ФАС ЦО от 21.01.2010 № Ф10-5994/09), при условии, что стороны его закрепили в своем соглашении (постановление ФАС МО от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977) или хотя бы указали адреса электронной почты (постановление Арбитражного суда ДО от 02.03.2016 № Ф03-261/2016), переписка велась уполномоченными представителями сторон (постановление Арбитражного суда МО от 23.04.2015 № Ф05-4229/2015), поскольку в противном случае переписка с неустановленных адресов электронной почты не имеет доказательственного значения (апелляционное определение Московского областного суда от 20.01.2016 по делу № 33-1675/2016).

 
Судебное разбирательство. Как снизить риски?
Из приведенной судебной практики напрашиваются следующие рекомендации, которые позволяют в случае судебного разбирательства снизить риски отказа в приеме в качестве доказательств документов, полученных посредством электронной почты.

 
1. При заключении договора уделите внимание разделу «реквизиты сторон» и убедитесь, что там указаны действующие адреса электронных почтовых ящиков, а также использование иных средств электронного обмена информацией. Если используются несколько вариантов, то важно указать все.
2. Не отправляйте сообщения с электронных ящиков, которые
не указаны в договоре. Если все же возникла такая необходимость, то оформите это документально.
3. Не сопровождайте свои сообщения сокращениями, подписывайте его полно, указав имя и фамилию (отчество – по возможности) и требуйте соблюдения данной процедуры от другой стороны.
4. ВАЖНО! Сообщения должны подписываться теми лицами, полномочия которых вытекают либо из учредительных документов организации, либо из текста договора. Соответственно сообщения должны исходить с почтовых ящиков указанных лиц.
5. Перед отправкой проверяйте адрес, по которому вы намерены выслать электронное письмо.
6. Всегда заполняйте графу «Тема» (Subject) в окне программы
для работы с электронной почтой.
7. Проверяйте дату отправки электронного письма, особенно если вы ссылаетесь на нее в содержании.
8. Не используйте прописные буквы для набора слов
или предложений.
9. Используйте только общепринятые сокращения – «сетикет».
10. Используйте универсальную кодировку (укажите ее в теме письма, например win1251).
11. По возможности набирайте текст латинскими буквами или пишите по-английски (актуально, если партнер использует другую систему кодировки и находится за пределами России).
12. Сохраняйте копии наиболее важных сообщений в виде файла или распечатки.

 
Нотариальный документ обладает доказательственной силой
Федеральным законом от 29 декабря 2015 года № 391-ФЗ статья 69 Арбитражного процессуального кодекса РФ дополнена частью пятой. Суть дополнения сводится к усилению доказательственной силы нотариальных документов в арбитражном процессе. Речь идет об обстоятельствах, подтвержденных нотариусом при совершении нотариального действия. Это может быть:

 
1. обеспечение доказательств, в том числе сети Интернет (ст. 102, 103 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 г.; 4462-1). В нашем случае речь может идти об осмотре электронной почты;
2. удостоверение сделок (факт подписания договора определенным лицом);
3. удостоверение решения собрания (ч. 2. ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате).
Опровержение достоверности обстоятельств, подтвержденных нотариально, теперь возможно либо путем заявления о фальсификации доказательств, либо путем оспаривания в судебном порядке нотариального действия (акта).

 
Доказательственная сила нотариальных действий не так часто вызывает проблемы в суде, что следует из позиции Верховного суда РФ, изложенной в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел по спорам о защите чести и достоинства и деловой репутации, утвержденной Президиумом ВС РФ 16 марта 2016 года, а также определения судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда РФ от 27.06.2016 № 307-ЭС16-881.

 
Вместо заключения: важно понимать, что отправленное сообщение уже невозможно вернуть из виртуального пространства. Поэтому не пренебрегайте простыми советами, изложенными в данной статье.